Eine Uber oder FreeNow Flotte kann jeder starten. Wir zeigen die vollständige Checkliste an Dingen, die man dafür beachten muss, damit vom Antrag bis zu den ersten Fahrern alles schnell geht.
Zunächst musst du eine Firma gründen. Die gängigsten Formen sind UG, GmbH und GbR. Eine GbR ist innerhalb weniger Tage gegründet, bei GmbH & UG kann es 3-8 Wochen dauern.
Nach Gründung der Firma musst du beim zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung einholen sowie dich beim Finanzamt registrieren. Das geht online und dauert nur wenige Tage.
Um Mietwagen-Unternehmer zu werden, benötigst du eine Fachkundeprüfung Taxen- und Mietwagenverkehr. Diese kannst du nur bei der IHK deines Wohnsitzes (nicht Betriebssitz) ablegen. Je nach Stadt kostet die Prüfung insgesamt 120 - 200€. Plane für das gesamte Verfahren von Anmeldung bis Erhalt der Bestätigung mindestens 4-5 Wochen ein.
Anschließend kann eine Mietwagenkonzession beantragt werden. Zum Antrag gehören:
Wenn alles eingereicht ist und es sich um eine Hauptgewerbe handelt, dann dauert es 3-8 Wochen bis zur Ausstellung der Konzession. Bei einem Nebengewerbe kann sich das ganze nochmals verzögern.
Jetzt geht es an das Praktische. Bei der Auswahl der Fahrzeuge sind Wartungs- und Verschleißkosten bei sehr hohen Laufleistungen zu berücksichtigen. Uber hat auf seiner Website (klick) eine Auflistung mit beliebten Fahrzeugtypen.
Aus unserer Erfahrung können wir sagen, dass Hybrid-Modelle gerne gewählt werden. Aber beachte: es lohnt ein Blick in vollelektrische Modelle, da derzeit Uber 100% elektrische Fahrzeuge in seiner App fördert („UberGreen“). Es bleibt abzuwarten, ob FreeNow folgt.
Neben der Wahl des Fahrzeuges an sich, muss auch die Wahl der Finanzierung getroffen werden. Die Auswahl reicht von Leasing zu Mietkauf über reine Miete bis hin zur Finanzierung. Leasingmodelle eigenen sich für den schnellen Start, da häufig eine einzelne Rate inklusive aller Zusatzleistungen gezahlt werden muss - die Schnelligkeit hat jedoch auch seinen Preis. Andere Formen sind günstiger, benötigen jedoch mehr Zeit in der Zulassung.
Jedes Fahrzeug benötigt außerdem noch eine gewerbliche KFZ-Versicherung. Die bekanntesten Anbieter sind Signal Iduna, HDI und Kravag. Versicherungstarife für unfallfreie Flotten beginnen ab 140€ Vollkasko monatlich inkl. 500€ Selbstbeteiligung. Wichtig: behalte deine Unfallschäden im Blick. Die Prämien steigen schnell auf bis zu 270€ monatlich und können auch zur Kündigung der bisherigen Versicherung führen. BRIVE analysiert und identifiziert riskantes Fahrverhalten, um Schäden und Kosten vorzubeugen. Mehr dazu in unserem Blogartikel Fahrverhalten.
Fahrer finden ist schwer, gute Fahrer finden noch schwieriger. Zwischen schlechten und sehr guten Fahrern kann eine Differenz von 10€ Umsatz je Online-Stunde liegen - und damit können manche Fahrer fast doppelt so viel Umsatz einfahren wie andere (das gilt übrigens auch für’s Trinkgeld - Höflichkeit zahlt sich aus).
Wichtigste Quellen um Fahrer zu finden: das persönliche Netzwerk und Ebay-Kleinanzeigen. Letzteres erfreut sich immer größerer Beliebtheit, da Anzeigen einfach und schnell online gestellt werden können. Zudem helfen auch Uber oder FreeNow selbst bei der Suche nach geeigneten Fahrern.
Jeder Fahrer benötigt einen kleinen Personenbeförderungsschein (kleiner P-Schein) ohne Ortskundeprüfung. Die wichtigsten Schritte um diesen zu erhalten:
Die Kosten belaufen sich insgesamt auf ca. 200€ je P-Schein (inkl. aller Dokumente). Es dauert in der Regel 1 bis 2 Monate von Antrag bis Ausstellung.
Alle Schritte zuvor sind wichtig, um überhaupt starten zu können. Dieser Schritt ist der wichtigste, um erfolgreich bestehen zu bleiben.
Die Must-Haves rund um den Fuhrpark:
Abrechnungssoftware: automatisierte Buchhaltung und Abrechnung spart viel Zeit und Nerven und erleichtert es dem Steuerberater schnell und zuverlässig Berichte über die betriebswirtschaftlichen Zahlen zu erstellen. Gerade zu Beginn wird der Zeitaufwand für diesen Punkt häufig unterschätzt.
Arbeitszeiterfassung: zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung gehört auch die Zeiterfassung jeder Mitarbeiters. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben und sollte von Anfang an lückenlos dokumentiert werden, um bei späteren Kontrollen keine Bußgelder oder Schlimmeres zu erhalten. Anbieter gibt es viele. Von Excellösungen über Stechkarten bis hin zu reinen Applösungen.
GPS-Erfassung: Als Mietwagenunternehmen muss die Rückkehr zum Betriebssitz gesetzlich dokumentiert werden. Die Anzahl der Prüfungen zur Rückkehrpflicht hat deutlich zugenommen und Verstöße können zum Entzug der Zulassung führen (mehr zum Thema Rückkehrpflicht gibt es hier). Neben der gesetzlichen Pflicht beugt eine Standortverfolgung Betrug vor und erleichtert eine Auffindung des Fahrzeuges ohne den Fahrer anrufen zu müssen. Doch vorsichtig: nicht jede angebotene Marktlösung ist zulässig in Deutschland. Daher sollte mit Vorsicht ausgewählt werden. Mehr zu diesem Thema gibt es in unserem Blog-Beitrag: GPS-Tracking.
Kontrolle des Fahrverhaltens: über 50% der Fahrzeugkosten werden durch das Fahrverhalten beeinflusst. Eine kostensparende Fahrweise wirkt sich somit direkt auf die Kosten des Fuhrparks aus. Sportliche Fahrweise lässt die Kosten für Wartung, Verschleiß und Verbrauch deutlich steigen. Auch eine Verdoppelung der Versicherungskosten ist nicht ungewöhnlich (siehe Punkt 2).
Neben unzähligen Einzellösungen für jeden Bereich, hat sich BRIVE, ein innovatives Unternehmen aus Berlin, auf das Taxi- und Mietwagengeschäft spezialisiert und bietet ein einfach zu bedienendes Komplettpaket bestehend aus Arbeitszeiterfassung, GPS-Tracking, Kontrolle des Fahrverhaltens und vieles mehr. Fordere hier eine unverbindliche Demo an.
Mit einer guten Organisation des Fuhrparks und der Fahrer spart man sich viel Geld, Zeit und Nerven. Damit kann einer erfolgreichen Mietwagenflotte nichts mehr im Wege stehen.
